.
Pressemeddelelse:
Mariagerfjord Kommunes køb af IT-systemet Conventus har gjort livet lettere for mere end 100 frivillige i kommunens foreninger. Men ideen skal gerne ud til endnu flere frivillige.
Medlemslister, girokort og regnskaber hører til den mere kedelige del af arbejdet
i en forening, men der bruges rigtig meget tid på det.
Men i december 2012 slog Mariagerfjord Kommune det første slag for at gøre jobbet som frivillig nemmere, da de købte administrations- og bookingssystemet Conventus og stillede det gratis til rådighed for kommunens foreninger og haller. Systemet blev præsenteret for foreningerne ved en inspirationsaften i januar 2013.
– Nu vil vi gerne slå et slag mere. Derfor holder vi endnu en inspirationsaften om Conventus i Hadsund Biograf, fortæller Fagchef for Kultur og Fritid, Joan Kamstrup, og fortsætter
– Ved det første arrangement i januar 2013 var der fuldt hus, og mange foreninger har siden da være på de gratis kurser og har opdaget, hvordan Conventus kan gøre deres forenings dagligdag nemmere. -Vi håber at kunne gentage succesen, og selvom man var der sidst, må man selvfølgelig gerne komme igen.
Direktøren for Conventus giver til inspirationsaftenen en guidet tur igennem systemets mange funktioner, og bagefter fortæller IF Jarl Arden og Hadsund Koret, hvilke oplevelser de har haft – som henholvdsvis en stor og en lille forening- med Conventus.
Med tiden skal Conventus gerne gøre kommunikationen mellem kommune og forening nemmere og mere digital.
Fordelene er mange
Conventus kan rigtig meget, og det kan virke meget overvældende, når man får det hele vist på engang. Men det er heldigvis muligt at tage det et skridt ad gangen.
– Foreningerne er forskellige, og der er stor forskel på, hvilke funktioner der letter hverdagen, men alle kan få fordele ud af systemet, forklarer Joan Kamstrup.
De funktioner de fleste foreninger er mest glade for er fx. Kommunikationsdelen, hvor en forening nemt og hurtigt kan sende en besked ud til medlemmerne, enten dem alle eller bare et enkelt hold. Beskederne kan sendes både på mail og på sms.
Derudover har mange af specielt de større foreninger store fordele af, at deres medlemmer kan tilmelde sig via deres hjemmeside og betale med dankort. For de mindre foreninger, kan opkrævninger sendes ud pr. mail, og administreres nemt. For alle parter spares der en masse penge på porto både i forhold til kommunikation og i forhold til opkrævning af deltagerbetaling .
Alt begyndelse er svær
Det er altid svært at skulle starte noget nyt op. Derfor holder Mariagerfjord Kommune løbende kurser i Conventus i samarbejde med DGI.
– Vi holder kurser, så længe der er tilslutning til dem, og man må gerne komme flere gange, hvis man har behov for det, udtaler Dorte Bech Andersen fra Kultur og Fritid. Hendes kollega, Maria Bisgaard fortsætter
– Meningen med Conventus er, at det skal være nemt at være forening, og vi vil fra Kultur og Fritids side, gerne gøre vores til, at alle har muligheden for at få det nemmere.
Fakta
Mariagerfjord Kommune købte Conventus i december 2013 og stiller det gratis til rådighed for alle kommunens foreninger.
Kommunens foreningslokaler på blandt andet skoler er her i foråret 2014 integreret i Conventus, så bookning af lokalerne er blevet digitaliseret. I løbet af sommeren integreres kulturcentre og idrætshallerne også, så de også kan kommunikere nemt og digitalt med foreningerne.
Conventus er et internetbaseret IT-værktøj, der skaber overblik og samler
informationer på ét sted.
Conventus indeholder bla:
– Professionelt bookingsystem med online booking
– Medlemskartotek og holdkartotek med onlinetilmelding og betaling med dankort
– Let kommunikation med trænere, instruktører, udvalg og hold via bl.a. email og SMS
– Fælles aktivitets- og mødekalender med dagsorden og referater m.v.
– Fælles vidensdatabase
– Finanssystem til udarbejdelse af regnskab
Foreningsmedlemmerne tilbydes gratis informationsmøder, kurser og workshops
ligesom der vil være løbende superbrugersupport.
