Af Klaus Hansen
Økonomiudvalget i Mariagerfjord Kommune holder ordinært møde den 2. juni 2022, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Regelforenkling og afbureaukratisering
Regelforenklende og afbureaukratiserende tiltag er et tilbagevendende emne i den offentlige sektor, herunder også i kommunal sammenhæng. I øjeblikket afprøver syv udvalgte kommuner nye veje som frisatte inden for forskellige opgaveområder, og regeringen har annonceret en udvidelse af disse bestræbelser på at skabe mere tid til kerneopgaven. Administrationen anmoder i denne sag Økonomiudvalget om at drøfte, hvorvidt og med hvilket mål, der skal igangsættes lignende arbejde i Mariagerfjord Kommune. Ønsker Økonomiudvalget, at der skal arbejdes videre med tiltag på området, vil administrationen udarbejde en beslutningssag med afsæt i de indledende politiske drøftelser.
Direktionen indstiller til Økonomiudvalget:
1. At Økonomiudvalget drøfter, om Mariagerfjord Kommune skal igangsætte en proces vedrørende regelforenkling og afbureaukratisering i kommunen.
2. At Økonomiudvalget drøfter de konkrete mål for en regelforenklings- og afbureaukratiseringsproces.
Inddragelse
Emnet har været behandlet i Direktør- og chefgruppen (DC-gruppen) den 5. april og i Hovedudvalget (HU) 29. april 2022.
HU påpegede vigtigheden af, at en forenklingsproces forankres i MED-systemet. Der var forskellige ideer til, hvorledes arbejdet kan struktureres, herunder inddragelse af eksisterende erfa-grupper, nedsættelse af egentlige arbejdsgrupper og eventuelt kobling til de årlige arbejdsmiljødrøftelser.
Overordnet set gav HU udtryk for opbakning til, at en eventuel proces gennemføres som en nedefra og op-proces, hvor medarbejderne inddrages, og hvor det er ledelsen i de enkelte fagområder, der forholder sig til de forskellige forslag til regelforenkling og afbureaukratisering.
HU påpegede i den forbindelse, at en proces vil kræve ressourcer, hvorfor der skal sikres en balance mellem kravene til processen samt ressourcerne til håndteringen heraf. Det blev endvidere foreslået, at der foretages en prioritering af, hvilke områder der har det største behov.
Medarbejderne udtrykte sig herudover positivt om direktionens forslag om obligatoriske opfølgningssamtaler for nyansatte efter tre måneders ansættelse.
Sagsfremstilling
I Mariagerfjord Kommune arbejder de enkelte fagområder løbende med optimering af sagsprocesser og forenkling af arbejdsgange med mere. I kommunen har man endvidere været igennem mere strukturerede processer i 2013 samt i 2017 – 2019 med procestitlerne henholdsvis ‘Afbureaukratisering – kommunale snubletråde’ samt ‘Regelforenkling og afbureaukratisering’. Processerne var initieret af landspolitiske initiativer, hvor afbureaukratisering på dagsordenen med forskellige baggrunde og af forskellige ministerier. Herudover ses der tilbagevendende på forenkling og effektivisering, når der sker besparelser i den kommunale økonomi. Sidste mere gennemgribende eftersyn var i 2018 i forbindelse med besparelserne i budget 2019 – 2022 som følge af problemstillingerne omkring det kommunale udligningstilskud.
Direktionen indstiller i denne sag, at Økonomiudvalget drøfter, hvorvidt kommunen skal igangsætte en fornyet proces omkring regelforenkling og afbureaukratisering, herunder hvilke mål en eventuel proces skal have.
Det bemærkes, at Direktionen har et grundlæggende strategisk fokus på, at måden, som vi løser vores opgaver på, skal skabe værdi for organisationen og for de borgere, som kommunen understøtter. Det er derfor en del af den løbende ledelsesopgave. På trods af dette skal det ikke udelukkes, at der over tid kan være områder, hvor arbejdsgange knopskyder, eller gamle regler måske ikke henlægges, når nye tilføres. Det kan derfor være en sund øvelse at kigge kritisk på det med mellemrum.
Administrationen har indhentet erfaringer fra de første syv kommuner, som har iværksat forskellige regelforenklingsprocesser på baggrund af regeringens politik om kommunernes frisættelse. Disse viser, at de lokale processer opleves som motiverende for medarbejderne men også tidskrævende. Der videregives det råd, at der indledningsvist opstilles klare politiske mål for processen. Er det eksempelvis borgerne, medarbejderne, lederne eller kommunen, der skal frisættes? Hvilken effekt skal frisætningen give? Er det større tilfredshed blandt kommunens borgere i forhold til de ydelser, som de modtager fra kommunen, er det en oplevelse af større nærvær/tilstedeværelse, bedre trivsel, hurtigere sagsbehandlingstid, et lavere antal klager eller noget helt andet?
En forenklingsproces kan også have det formål at øge de kommunale medarbejderes trivsel og generelle arbejdsglæde. Dette kan bidrage til fastholdelse af dygtige medarbejdere og dermed indirekte øge kvaliteten af de kommunale ydelser til kommunens borgere.
Administrationen bemærker, at processer, hvor man kigger sine arbejdsgange, vaner og procedurer efter i sømmene, er tidskrævende. Der ligger mange principielle overvejelser omkring, hvordan man eksempelvis håndterer opfølgning på resultater, klager og eksterne tilsyn og kontroller, hvis man mindsker dokumentationskrav. Der ligger også politiske drøftelser om, hvilke forskelle i institutionernes opgaveløsning man vil acceptere ved en større frisættelse for blot at nævne et par eksempler.
Arbejdet bør ske i et samspil med borgerne og/eller samarbejdsparter, hvilket skal gives tid. Administrationen anbefaler derfor i tråd med Hovedudvalgets bemærkninger, at processen skal omfatte udvalgte områder og opdeles i faser. Der bør også planlægges en rækkefølge, der tager højde for andre igangværende organisations-/forandringsprocesser eller andre hensyn til en fornuftig timing.
Hvis Økonomiudvalget ønsker at iværksætte en forenklings- og afbureaukratiseringsproces, vil Staben for Byråd, Personale og Strategi udarbejde et konkret forslag til en prioriteret proces på baggrund af de mål, som Økonomiudvalget opstiller. Dette forslag vil efterfølgende blive sendt til godkendelse i Økonomiudvalget.
Som en fast og fremadrettet måde at teste organisationens vaner på, har Direktionen desuden et forslag om, at der indføres obligatoriske samtaler med nyansatte efter tre måneder, hvor der blandt andet skal være fokus på de nyansattes observationer og mulige undring over kommunens arbejdsgange- og regler.
Økonomi
Direktionen anbefaler, at en forenklings- eller frisættelsesproces ikke er drevet af en målsætning om besparelser.
![]()
Læs også: